Les formalités administratives et l’embauche d’un salarié dans une association

  1. La déclaration du salarié auprès des organismes sociaux
  2. Remplir le Document Unique d’Embauche (DUE)
  3. Affilier le salarié à un organisme de retraite complémentaire
  4. Les devoirs de l’association en tant qu’employeur
  5. Créer les registres obligatoires sur le personnel
  6. S’acquitter des charges sociales et fiscales
  7. Recourir au Chèque Emploi Associatif (CEA)
  8. Conditions d’utilisation du CEA

Le bon fonctionnement d'une association à but non lucratif ne repose pas toujours uniquement sur ses membres bénévoles. Par manque de disponibilité ou de compétences de la part des bénévoles, il est souvent nécessaire pour l'association d'avoir un ou plusieurs salariés. Cela permet ainsi de confier certaines tâches précises de l'association à des professionnels, à temps plein ou à temps partiel pour que les bénévoles puissent se concentrer sur les projets de l'association.

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La déclaration du salarié auprès des organismes sociaux

L’association devra commencer par formuler une offre d’emploi à travers une annonce auprès des médias, des agences pour l’emploi ou encore au niveau des cabinets de recrutements, bien que plus onéreux. Après avoir sélectionné les dossiers intéressants par rapport aux candidatures reçues, chaque candidat fera l’objet d’un entretien avec les responsables de l’association. Une fois qu’une promesse d’embauche a été rédigée, l’association devra entamer les démarches administratives afin de déclarer le nouveau salarié auprès des organismes sociaux avant sa prise de fonction effective. Vis-à-vis du salarié, l’association devient donc un employeur au même titre que toute entreprise commerciale et le salarié d’une association bénéficie des mêmes droits que n’importe quel autre travailleur. À noter qu’une association n’est pas tenue de présenter un contrat de travail au salarié et le salarié pour sa part n’est pas tenu d’adhérer à l’association qui l’emploie.

Remplir le Document Unique d’Embauche (DUE)

Le Document Unique d’Embauche est un document qui centralise toutes les formalités nécessaires pour que le salarié soit déclaré en bonne et due forme, notamment :

  • la déclaration d’embauche de l’association envers le futur salarié
  • une demande d’adhésion à une Médecine de travail qui assurera par ailleurs la visite médicale obligatoire avant l’embauche définitive du salarié ; cette visite médicale devra être effectuée avant la fin de la période d’essai du salarié, mais le mieux est de le faire avant même la prise de fonction effective du salarié
  • éventuellement, la déclaration des travailleurs occasionnels bénéficieront d’une réduction sur leurs cotisations

Une fois remplie, le DUE est à envoyer au Pôle Emploi au plus tard, 8 jours avant la date d’embauche effective du salarié. Dans le cas d’une première embauche, l’association sera dès lors immatriculée au niveau de la Sécurité Sociale et recevra un numéro SIRET. Quant au salarié, il obtient un numéro SIREN, ensuite il est inscrit au Régime Général (CRAM) et bénéficie de l’Assurance chômage du Pôle Emploi.

Affilier le salarié à un organisme de retraite complémentaire

Pour terminer de déclarer le salarié auprès des organismes sociaux, l’association devra faire une demande d’affiliation à un organisme de retraite complémentaire. Le mieux est de s’adresser directement au niveau d’un Centres d’Informations et de Coordination de l’Action Sociale (CICAS).

Les devoirs de l’association en tant qu’employeur

Dès que le salarié aura officiellement intégré la structure de l’association, il est nécessaire d’établir certains documents nécessaires lors d’un contrôle de l’Inspection du Travail. Par ailleurs, l’association devra également payer des impôts, des cotisations et autres taxes relatifs aux salaires, indemnités, primes et gratifications obtenus par le salarié en échange du travail qu’il a accompli.

Créer les registres obligatoires sur le personnel

Deux documents devront être créés par l’association, à savoir :

  • un Registre Unique du Personnel afin d’y détailler son nom, sa nationalité, sa date de naissance et son sexe

Les renseignements inscrits dans ce registre concernent également le poste occupé par le salarié ainsi que ses qualifications en rapport avec l’annonce et enfin, les dates d’embauche et éventuellement, de départ.

  • un Livre de Paie ou à défaut, les doubles des fiches de paie délivrés au salarié à conserver durant 5 ans à titre d’archives comptables

S’acquitter des charges sociales et fiscales

En embauchant un salarié, une association devra payer différentes charges sociales et s’acquitter de certains impôts. Les associations de 9 salariés ou moins effectueront leur paiement tous les trimestres, au plus tard, le 15 du mois suivant le trimestre au niveau des caisses de l’URSSAF et du Pôle Emploi. L’association bénéficie de 30 jours suivant le trimestre pour payer les cotisations au niveau de la caisse de retraite complémentaire. À noter que les associations de plus de 9 salariés devront effectuer ces démarches tous les mois. Une Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) devra être rempli et retourné à l’URSSAF avant le 1er février.

Mises à part les cotisations au niveau des divers organismes sociaux, l’association est également redevable de :

  • la taxe sur les salaires
  • la participation à la formation professionnelle continue

Recourir au Chèque Emploi Associatif (CEA)

Le CEA est un service spécialisé de l’URSSAF qui vient en aide aux associations dans leurs démarches d’embauche de salariés, mais aussi dans la gestion administrative. Ainsi en ayant recours au CEA, c’est le Centre National du CEA (CNCEA) qui se chargera des différentes déclarations à réaliser auprès des organismes sociaux, déchargeant ainsi les associations des calculs divers à effectuer. Autre avantage de recourir au CEA, des bulletins de paie seront délivrés gratuitement aux associations. Les informations à remplir au niveau du Volet d’Identification du Salarié du CEA devra être remis au CNCEA au plus tard 8 jours avant la prise de fonction du salarié. À noter que ce volet d’identification a la même valeur qu’un contrat de travail.

Conditions d’utilisation du CEA

Le CEA n’est pas accessible à toute association. Le dispositif du CEA est en effet réservé aux associations de Loi 1901 ayant tout au plus un effectif équivalent à 9 salariés en temps plein. En plus de faire la demande d’adhésion au système du CEA, l’association devra obtenir l’accord du salarié pour que celui-ci soit payé avec un chèque CEA. Précisons que l’association devra majorer de 10% la rémunération brute du salarié comme indemnités de congés.



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