Les procédures à suivre pour envoyer un fax à partir d’un ordinateur

Pourquoi a-t-on encore besoin d’un fax ?

Les moyens de communication à la portée des hommes ne cessent d’évoluer. Ainsi, après les anciens télégrammes et la téléphonie, les télécopieurs ont été les meilleurs moyens pour s’échanger des documents. Plus tard, le développement des technologies de communication a donné naissance à Internet qui à son tour a permis le développement du mail. Si l’utilisation du fax a considérablement baissé après l’essor d’Internet et du mail, certaines activités comme les ventes de produits par correspondance ne peuvent pas encore s’en passer. En effet, lors de chaque échange commercial un document physique constitue toujours une preuve tangible de l’existence d’une transaction.

Le principe de l’envoi d’un fax avec un PC

Le principe de l’envoi d’un fax par ordinateur est d’une grande simplicité. Il faut au préalable, scanner les documents à envoyer pour les convertir en fichier électronique, puis les enregistrer dans un fichier sur l’ordinateur.

L’utilisation d’un modem

Utilisé pour la connexion Internet, le modem peut aussi servir pour l’envoi et la réception d’un fax. Ce dernier est souvent programmé par les constructeurs pour simuler la fonction d’un télécopieur. Lors de l’envoi ou la réception d’un document, le modem se charge de le convertir pour qu’il soit transmissible à partir de la ligne téléphonique à l’émission, et lisible par un programme informatique à la réception. Un logiciel léger et facile à utiliser est souvent fourni avec le modem pour permettre à l’utilisateur de stocker ses fax sur son ordinateur.

L’utilisation des programmes et des applications

De nos jours, de nombreuses applications simples ont été développées pour permettre l’envoi d’un fax à partir d’un PC. Parmi ces applications figure par exemple le Microsoft Fax qui est déjà intégré dans les dernières versions de Windows mais qui doit être installé par l’utilisateur. La démarche est pratiquement la même pour toutes ces applications puisqu’il suffit juste de suivre les mêmes étapes que lorsqu’on effectue une impression classique. Un périphérique virtuel se chargera de convertir et de lancer le processus d’envoi du document. La réception se fait quant à elle automatiquement et parfois un mail de notification ou un message est envoyé pour signifier l’arrivée d’un nouveau fax ainsi que la réussite d’un envoi. Certains fournisseurs d’accès Internet incorporent aussi des programmes qui leur sont propres pour permettre l’envoi et la réception des fax. Souvent très bien développés, ces programmes invitent l’utilisateur à composer le numéro du destinataire à partir d’une interface rappelant parfaitement un télécopieur traditionnel. L’envoi du fax se fait alors à partir d’un serveur de messagerie et ce système porte le nom de fax to mail. Avec certains serveurs de messagerie qui sont dédiés à l’envoi des fax, il suffit juste d’envoyer un simple mail et de mettre le document à faxer en pièce jointe. Le serveur de messagerie repère ce type de mail grâce à certains critères et il va ensuite se connecter au réseau téléphonique commuté (RTC) pour envoyer le document à son destinataire en tant que fax.

Utiliser l’ordinateur en guise de télécopieur

Depuis les premiers fax imprimés par les anciens télécopieurs thermiques, de nombreuses améliorations ont été apportées sur ce système de communication. Ainsi, il est de nos jours possible d’utiliser un ordinateur pour envoyer et recevoir les fax.

Les avantages d’un fax envoyé depuis un PC

Parmi les avantages de l’envoi d’un fax à partir d’un PC figure la réduction des investissements et des charges. En effet, il n’est plus nécessaire de disposer d’un télécopieur dont le coût est tout de même considérable. De plus, en optant pour l’utilisation d’un ordinateur, il est possible de conserver les fax sous un format électronique. Du coup, les charges liées à l’impression des documents sont réduites puisque seuls, ceux qui sont indispensables sous forme de papier sont à imprimer. D’autre part, il existe aussi des systèmes utilisant le réseau Internet qui permettent des envois de fax gratuitement. Avec les anciens télécopieurs thermiques, les documents faxés n’ont pas toujours été d’une très bonne qualité. Grâce à la numérisation des documents, ce problème ne se pose plus.

Les inconvénients d’un fax envoyé depuis un PC

L’utilisation d’un programme d’envoi de fax par ordinateur a aussi ses inconvénients. En effet, tels les spams qui inondent souvent les boites de réception des messageries électroniques, des fax publicitaires peuvent aussi être reçus constamment. Ceux qui les envoient n’ont en effet qu’à programmer leur ordinateur pour des envois multiples et répétés. Et comme il est impossible d’arrêter la réception de ces documents publicitaires, le tri des fax à imprimer peut parfois prendre beaucoup de temps.